1. Presentación
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos a tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que APOLO S.A.S. (en adelante INCODI ), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales encontrará los lineamientos de ley bajo los cuales la APOLO realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con APOLO, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

2. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos personales Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Base de datos automatizada Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Custodio de la base de datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de APOLO.

Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable: Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

Datos personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

Fuentes Accesibles al Público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de análisis y creación de Información Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información o obtenida del titular de cada dato personal.

Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data protección de los datos personales, y el derecho a la información.

Propietario de la base de datos: Dentro de los procesos de negocios de INCODI, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.

Responsable del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.

Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

Uso y finalidad del Tratamiento

• Los datos personales son utilizados para:
• Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la empresa APOLO.
• Pago de obligaciones contractuales.
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
• Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de la empresa APOLO.
• Contacto con candidatos, clientes, empleados, accionistas y proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales, le corresponde a la empresa APOLO.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
• Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la empresa APOLO.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la empresa APOLO salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La empresa APOLO podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la empresa APOLO podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras empresas en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. APOLO adopta las medidas del caso para que esas empresas implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la empresa APOLO sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de APOLO ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

4. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través del siguiente medio. patricia.soto@apolo.net.cot

5. Requisito de Procedibilidad

El Titular solo podrá elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa APOLO responsable del tratamiento al correo electrónico patricia.soto@apolo.net.co

6. Modificaciones y Actualización

Esta política está sujeta a Cambios sin previo Aviso para lo cual la empresa APOLO como responsable del Tratamiento los hará a conocer a los titulares utilizando para ello los canales de Comunicación habituales.

7. Vigencia

Tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento.